Весной нынешнего года на выставке "КОМТЕК'97" компания Cognitive Technologies представила новую версию системы "Евфрат 97", предназначенную для автоматизации делопроизводства. Теперь этот комплекс представляет собой семейство продуктов "Евфрат 97" -- @SOHO, Client и Client/Server -- и, по мнению авторов, обеспечивает решение задач управления электронными документами не только в домашнем и малом офисе, но и на уровне предприятий среднего бизнеса. Летом компания провела ряд семинаров со своими партнерами, на которых продемонстрировала возможности пакета и изложила свою стратегию продвижения в направлении автоматизации делопроизводства.

Основные принципы построения системы "Евфрат"

Предыдущая версия системы, "Евфрат 96", изначально была ориентирована на управление локальным архивом документов. Об этом пакете уже писалось в PC Week/RE (N 8, стр. 48), где была отмечена удачность данного решения в целом. Тем не менее, представляется необходимым сделать ряд уточнений к тому обзору, остановившись на некоторых принципиальных моментах организации работы системы.

Прежде всего, "Евфрат" хранит не сами документы, а только ссылки на них. Собственно документами архива являются обычные файлы или группы файлов операционной системы, а также описания бумажных документов. Все функции хранения, ввода и коррекции документов обеспечиваются средствами ОС и соответствующих приложений. Поэтому упоминание о "вводе документов" в некоторых проспектах системы представляется неточным -- речь идет о процедуре их регистрации для формирования внутренней индексно-справочной базы документов. Такая организация "Евфрата" принципиально отличает его от классических архивных систем (например DOCS Open), подразумевающих хранение материалов в виде внутренних структур данных. Она же в значительной степени определяет потенциал развития пакета и область его применения.

По сути дела "Евфрата" представляет собой надстройку над операционной системой, которая обеспечивает более удобную работу с документами-файлами. Однако в отличие от известных файловых оболочек типа Norton Commander или Windows Explorer, использующих исключительно стандартную информацию FAT, "Евфрат" работает со своей информацией о зарегистрированных файлах. При этом обеспечивается возможность создания собственных структур папок документов как это удобно для пользователя, без соответствующих изменений на уровне ОС.

Зарегистрировать можно любой файл, записанный на жесткий диск или внешний носитель (дискета, CR-ROM). При этом создается карточка-описатель файла, часть информации которой формируется автоматически (дата создания, размер, автор и пр.), а другая -- заносится пользователем. Такая регистрация напоминает процедуру формирования описателя документа при работе MS Word с той разницей, что структура данной карточки и состав заносимых в нее реквизитов определяются самим пользователем на этапе генерации картотеки системы или в ходе последующей работы и этот описатель хранится отдельно от самого документа в справочной базе "Евфрата".

Большинство документов, с которыми мы имеем дело, являются текстовыми. В этой связи, безусловно, одной из самых сильных сторон пакета является возможность поиска не только по произвольно заданным реквизитам, но и по всем словам (полнотекстовый поиск) с учетом морфологии (различных вариантов словоформ) русского языка. По данным авторов, которые в целом подтверждаются и независимыми тестовыми испытаниями, время поиска в архиве из 100 тыс. документов занимает не более 4-5 сек. Выполнение этих режимов поиска обеспечивается за счет специальных процедур индексации текстовых документов в форматах DOC (MS Word 6,7 -- формат Word 97 обещают подключить в скором будущем), HTML, RTF, WRI и TXT (русские кодировки DOS и Windows), в результате чего создаются соответствующие индексные файлы.

Как было отмечено ранее, сама обработка документов выполняется соответствующими приложениями. Но при работе с ними в среде "Евфрат" все операции регистрации файлов производятся автоматически. При этом особое внимание уделяется интеграции с MS Word, Internet-браузерами и собственными системами распознавания текстов CuneiForm и ввода стандартных форм Cognitive Forms (первая входит в состав поставки пакета). В самой среде "Евфрат" можно выполнять просмотр документов различных форматов, в том числе многих графических.

Новая версия "Евфрат 97": @SOHO, Client и Clien/Server

Вариант "Евфрат 97 @SOHO" является непосредственным развитием предыдущей версии "Евфрат 96", который предназначен для ведения персонального архива документов. В нем появилась важная функция автоматического отслеживания изменений содержания и местоположения документов (в т.ч. в Internet) с уведомлением пользователя и автоматической переиндесацией. Новшествами являются также автоматическая регистрация документов MS Word, возможность выполнения гипер-полнотекстового поиска (запрос строится по выделенным словам документа в режиме его просмотра), автоматическое нахождение дат, упомянутых в текстах документов, а также операции контроля исполнения документов. Так что "Евфрат 97 @SOHO" включает теперь необходимый набор для автоматизации делопроизводства.

Возможно, самой главной новинкой стал целый комплекс операций, связанных с работой в Internet. Он включает регистрацию HTML-документов из браузеров Microsoft и Netscape, а также функции кэширования при работе с Web-серверами, используя хранимые у пользователя HTML-страницы и выполняя, в случае необходимости, их автоматическое обновление.

Принципиальное отличие версии "Евфрат 97 Client" заключается в том, что она ориентирована на организацию групповой работы. В ней нет ограничений на число документов (для варианта @SOHO установлен предел -- 2000). Но самое главное -- появился механизм управления правами доступа пользователей и соответствующие средства администрирования, с помощью которых можно определять списки различных групп пользователей, задавать их права доступа и пароли. Работа с архивом полностью протоколируется с помощью log-файлов, кроме того реализованы режимы автоматического отката и восстановления базы.

"Евфрат 97 Server" является серверной частью системы при ее использовании в трехуровневой архитектуре клиент/сервер. Дополнительные средства администрирования обеспечивают возможность запуска/останова сервера, блокировку общей базы данных от доступа со стороны пользователя. Взаимодействие клиентской части с сервером поддерживается на уровне NetBIOS.

Работа с внутренней индексно-справочной базой данных всех версий "Евфрат" реализована на основе СУБД НИКА. Выбор такого решения разработчики объясняют тем, что НИКА является надежным решением, хорошо апробированным еще во времена мэйнфреймов серии ЕС ЭВМ (тогда она называлась ИНЕС и была довольно популярна среди создателей информационных систем). При невысокой стоимости и небольших требованиях к ресурсам компьютера НИКА может обеспечить обработку до 1 млн. документов. В случае же необходимости в клиент-серверном варианте "Евфрат 97" могут быть использованы другие, более мощные сервера баз данных (MS SQL Server, Oracle, DB2/400 и пр.).

Стратегия продвижения "Евфрат"

По мнению авторов системы расширенные возможности "Евфрат 97" делают его довольно эффективным для автоматизации делопроизводства на уровне крупных отделов корпорации, а также предприятий малого и среднего бизнеса. Общим впечатлением от системы явялется то, что разработчики решили создать простой и удобный инструмент, нацеленный на решение реальных задач пользователей и не отягощенный различными архитектурными излишествами.

В значительной степени правота такого подхода подтверждается тем, что по оценкам директора по продажам Cognitive Михаила Козлова за полтора года с момента выпуска самого первого варианта "Евфрат" его пользователями стало около 40 тыс. человек. А за пять месяцев текущего года продано свыше 1500 копий новых версий. Анализ внедрений систем версии "Client/Server" показывает, что среднее число ее пользователей в одной организации составляет 10-25 человек.

Однако по мнению специалистов кафедры делопроизводства РГГУ на сегодняшний момент одной из основных причин медленного внедрения компьютерных технологий в практику служит царящий во многих организациях хаос в делопроизводстве и управлении документами. Реальное использование программных систем требует наведения порядка на общем организационном уровне. Именно поэтому авторы "Евфрата" предлагают в комплекте с пакетом собственное методическое пособие "Совершенствуем делопроизводство", а также типовые примеры и шаблоны, подготовленные в соответствии с требованиями ГОСТ.

Ключевая роль во внедрении системы "Евфрат" отводится объявленной весной 1997 г. программе Cognitive Solution Providers, согласно которой партнеры компании, получая существенные скидки на покупку продукта, берут на себя обязанности по ее внедрению. ПО данным на начало октября участниками данной программы стал уже почти 250 фирм. В рамках программы в учебном центре Cognitive еженедельно проводятся занятия по системе "Евфрат 97 Client/Server" для партнеров и корпоративных клиентов, а также намечается открытие дополнительных курсов для персональных пользователей. Кроме того, "Евфрат 97" поставляется в OEM-варианте со сканерами HP, Epson, AGFA, Primax, а также компьютерами "Формоза", Packard Bell, HP и DEC.